Vous avez du mal à comprendre ce que les documents d'expédition signifient pour votre envoi ? Vous ne savez pas comment les prendre en charge ? Nous sommes là pour vous aider et vous expliquer quels sont les documents d'expédition importants que vous pourriez rencontrer, ou que vous devez prendre en compte lors de l'expédition de votre fret.
Bien que la plupart de ces documents soient obligatoires, certains d’entre eux dépendent du type de cargaison que vous expédiez ainsi que de l’endroit depuis et vers lequel vous expédiez. Il est donc important de savoir quels documents sont requis pour votre envoi avant de commencer l'expédition. Lorsque vous achetez certains services d'expédition, nous nous assurons de vous demander les documents dont vous avez besoin. Ainsi, l'expédition devient plus facile pour vous !
Les documents d'expédition les plus importants
Facture commerciale
La facture commerciale est l’un des documents les plus importants lors de l’expédition de votre fret maritime. Il s'agit de la facture émise par le vendeur (exportateur) à l'acheteur (importateur). Elle est requise dans le processus de dédouanement.
Liste de colisage
La liste de colisage est un autre document d'expédition important lors du transport international de fret maritime. Il s'agit d'un aperçu détaillé du fret mentionné sur la facture commerciale ci-dessus. Il contient également des informations sur la manière dont l'envoi a été emballé et sur les marques et les numéros indiqués à l'extérieur des cartons d'expédition.
La déclaration douanière d'exportation/importation
Une déclaration douanière d'exportation ou d'importation répertorie les détails des marchandises importées ou exportées. Cette déclaration est particulièrement importante lors de l'expédition de fret international. En les décrivant en termes juridiques, avec une déclaration en douane, une personne manifeste le souhait de placer des marchandises sous un régime douanier donné. La déclaration est utilisée pour le dédouanement et pour calculer les droits ou taxes applicables au fret. Elle est préparée par un courtier en douane à partir de la facture et de la liste de colisage. Chez Twill, nous sommes là pour vous aider dans vos démarches de dédouanement – vous pouvez en savoir plus.
Le connaissement et la lettre de transport maritime
Le connaissement est un document détaillé que nous vous enverrons. Il comporte les conditions de transport, ainsi que d'autres informations importantes concernant l'expédition. Incontournable dans le fret maritime, ce document fait office de preuve de la prise en charge des marchandises par le transporteur. La partie qui détient ce document est également la partie contrôlant la cargaison.
Une lettre de transport maritime est également un contrat de transport. Toutefois, elle n'est pas nécessaire pour la livraison du fret et ne sera remise qu'en tant que reçu de fret. De plus, une lettre de transport maritime n'est pas négociable et ne peut pas être attribuée à un tiers.
Certificats (de production, de navire, phytosanitaire)
Dans le cadre des documents d'expédition importants et selon le type de votre cargaison, l'un des certificats suivants peut vous être demandé :
Certificat de production : Ce certificat concerne le matériau ou les types de produits utilisant des ressources durables ou des méthodes approuvées (par exemple, des sources de bois durables). Il doit être autorisé à expédier des marchandises à destination ou en provenance de régions où les réglementations relatives à la production peuvent s'appliquer.
Certificat de navire: L’objectif principal d’un certificat de navire est de vérifier la propriété d’un navire. Il fournit également certains détails tels que l’âge et l’entretien du navire. Le certificat est généralement demandé dans le cadre des exigences de la lettre de crédit.
Certificat phytosanitaire : Le certificat phytosanitaire est un document qui certifie que les plantes, ainsi que les produits végétaux, sont exempts de parasites réglementés. Il note également que la cargaison est conforme aux autres exigences phytosanitaires spécifiées par le pays importateur.
Lettre de transport aérien ou ferroviaire
Selon votre mode de transport, vous recevrez une lettre de transport aérien ou ferroviaire. La lettre de transport aérien (LTA) est un document non négociable émis par un transporteur aérien pour confirmer la possession d'un envoi. La LTA est également un type de connaissement. Cependant, elle est émise sous une forme non négociable, de sorte que la protection offerte par une LTA est moindre que celle offerte par le connaissement. La LTA sert également de reçu pour le fournisseur (le chargeur). Ce document indique l'adresse de destination de l'envoi ainsi que les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire.
La lettre de transport ferroviaire est quant à elle un document utilisé pour les expéditions par chemin de fer. Ce document est préparé par le transporteur ou la ligne ferroviaire, après avoir reçu les instructions de l'expéditeur.
Avis d'arrivée
Un autre document important lors de l ’expédition est l’avis d’arrivée. Ce document indique que la cargaison arrive à destination. Il comprend des informations pertinentes telles que la description de la marchandise, les détails de la navigation, le pays de destination pour les frais de douane et les coordonnées du transporteur de fret maritime. Il est émis par l'agent de destination du transporteur de fret maritime à l'intention du destinataire et des parties qu'il peut être nécessaire d'informer, comme indiqué sur le connaissement.
Certificat d'origine
Le certificat d’origine est le document qui déclare dans quel pays un produit a été fabriqué. Il est constamment nécessaire. Ce document contient des informations sur le produit, sa destination ainsi que sur le pays d'exportation. Il s'agit d'un formulaire important, car il permet de déterminer si les marchandises peuvent être et si elles sont soumises à des droits de douane.
Déclaration de sécurité de l'importateur (exigences douanières locales)
Votre envoi peut nécessiter un dépôt de sécurité de l'importateur. Ce document est conforme au règlement américain des douanes et de la protection des frontières et n'est valable que pour les importations de cargaisons maritimes. Avant l'expédition de la commande, les importateurs doivent envoyer les données requises pour cette documentation à leur courtier en douane américain, car elles doivent être déposées auprès du Service des douanes et de la protection des frontières des États-Unis 24 heures avant le départ du dernier port d'origine. Les données requises sont notamment le nom du vendeur et de l'acheteur, ainsi que l'adresse, l'importateur officiel, le destinataire final, le nom et l'adresse du fabricant, ainsi que le pays d'origine.
Lettre de crédit
La lettre de crédit est l'un des principaux moyens de paiement dans une transaction de commerce international. Par défaut, elle est irrévocable. Ce document est la promesse faite par une banque au nom de l'acheteur (l'importateur) au vendeur (l'exportateur) d'une somme déterminée dans une devise convenue. Elle exige en outre que le vendeur soumette les documents nécessaires dans des délais convenus au préalable. Elle comprend des informations telles que la description et le nombre de marchandises, la description technique et les exigences documentaires.
En savoir plus sur les documents d'expédition
Que vous gériez un connaissement, que vous créiez une liste de colisage pour un envoi, une facture douanière ou commerciale, ou que vous prépariez un certificat d'origine à un port, les Incoterms® vous guideront tout au long du trajet. Vous voulez en savoir plus sur les Incoterms® Cliquez ici.
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